COFFRE DE DOCUMENTSComment nous travaillons avec vous sur les documents

Trois modes. Votre choix. Versionné dans tous les cas.

La préparation à l'audit est une relation de plusieurs mois. Vous avez besoin d'un moyen de garder votre ensemble de documents à jour sans re-téléverser le même fichier chaque semaine. Choisissez le mode qui correspond à votre flux de travail existant — nous recommandons le coffre principal pour le travail s'étendant sur tout le mandat, mais le dossier connecté et le téléversement à chaque exécution sont des options tout aussi valables.

Les trois modes

Coffre principal (nous hébergeons)

Source unique de vérité, avec contrôle de version complet et piste d'audit.

Recommandé

Auditus.ai est le dépôt canonique de documents pour le mandat. Chaque fichier vit dans votre coffre, chaque changement est versionné, chaque action est consignée avec horodatage et utilisateur. Votre cabinet d'audit récupère une exportation unique et faisant autorité au début des travaux — sans avoir à chasser des courriels ou fouiller dans des dossiers SharePoint. C'est le modèle que les cabinets d'audit attendent pour un travail s'étendant sur tout le mandat.

Comment ça fonctionne

✓Téléversez une fois; chaque remplacement crée une nouvelle version (v1 → v2 → v3) en conservant les précédentes.
✓Chaque modification est consignée : qui a remplacé le fichier, quand, variation de taille, changement d'empreinte.
✓Chaque document porte un statut (Brouillon / En revue / Approuvé / Remplacé) que vous contrôlez.
✓Des courriels de synthèse quotidiens ou hebdomadaires résument les changements (configurable par utilisateur).
✓Le cabinet d'audit reçoit une exportation unique, signée et horodatée au début des travaux.
✓Les données sont chiffrées au repos et en transit; stockées au Canada (ca-central-1) par défaut.

Compromis

·Effort initial le plus élevé : vous téléversez l'ensemble de vos fichiers une fois au début du mandat.
·Nécessite une liste d'utilisateurs avec permissions — l'administrateur gère qui peut remplacer quoi.
·Votre cabinet d'audit doit s'inscrire sur la plateforme pour recevoir l'exportation (connexion unique).

Idéal pour: Émetteurs assujettis et candidats au PAPE menant un programme de préparation s'étendant sur tout le mandat. Mode par défaut pour les clients payants.

Vue de l'auditeur: Les cabinets d'audit préfèrent fortement ce modèle. Un coffre signé, versionné et horodaté élimine les échanges par courriel et tableurs qui provoquent la plupart des dépassements d'honoraires d'audit.

Dossier connecté (pointer vers votre stockage)

Nous surveillons votre dossier existant SharePoint, Google Drive, Box ou Dropbox. Aucun re-téléversement.

Si vous disposez déjà d'un système de gestion documentaire mature (SharePoint, Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive), connectez-le une fois et Auditus.ai lit là où votre équipe travaille déjà. Nous indexons les noms de fichiers, les dates de modification et les empreintes de contenu — aucun fichier ne quitte votre stockage sauf si nous devons le traiter pour une évaluation. Les changements sont captés automatiquement.

Comment ça fonctionne

✓Connectez votre dossier par OAuth (SharePoint, Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive pris en charge).
✓Nous indexons les noms de fichiers + dates de modification + empreintes de contenu; les fichiers restent dans votre stockage.
✓Nous récupérons à la demande lorsqu'une évaluation s'exécute — les fichiers ne sont pas copiés de façon persistante.
✓L'historique des versions est celui que votre fournisseur de stockage suit (historique SharePoint, révisions Drive, etc.).
✓Le journal d'activité enregistre ce que nous avons récupéré, quand et quelle évaluation l'a utilisé.
✓Des courriels de synthèse quotidiens ou hebdomadaires décrivent ce qui a changé dans votre dossier.

Compromis

·L'historique des versions dépend de votre fournisseur de stockage — s'il ne le conserve pas, nous non plus.
·Si un fichier est renommé ou déplacé, le lien vers la liste de contrôle peut se rompre jusqu'à remappage.
·Les limites de permissions sont celles que votre portée OAuth accorde — habituellement convenable, mais à vérifier.
·La résidence des données suit votre fournisseur de stockage (par ex. SharePoint peut être configuré au Canada).

Idéal pour: Émetteurs plus grands avec une chambre de données ou une plateforme de gestion documentaire établie; équipes qui ne veulent pas d'une seconde source de vérité.

Vue de l'auditeur: Faisable lorsque le stockage sous-jacent est bien gouverné. Le cabinet d'audit demandera à voir le journal d'audit de votre fournisseur de stockage en plus du nôtre.

Téléversement à chaque exécution

Déposez les fichiers lorsque vous voulez une évaluation. Nous ne conservons rien entre les exécutions.

Aucun état persistant chez nous au-delà de l'évaluation active. Vous téléversez vos fichiers, nous générons l'évaluation, vous téléchargez le rapport — et les fichiers sont effacés. Voie la plus rapide pour une vérification ponctuelle. Aucun contrôle de version, aucune vue longitudinale, aucun suivi de changements. Utile pour le bilan gratuit et les vérifications de préparation ponctuelles où l'émetteur préfère que nous ne conservions rien.

Comment ça fonctionne

✓Téléversez vos fichiers dans l'espace de travail d'évaluation.
✓Nous exécutons la vérification de préparation et produisons le rapport.
✓Vous téléchargez ce que vous voulez; les fichiers sont effacés à la fin de la session (ou après 24 heures, selon la première éventualité).
✓Aucun historique de versions, aucun journal de changements entre les sessions.

Compromis

·Chaque exécution repart de zéro — re-téléversez tout ce que vous avez changé depuis la dernière fois.
·Aucun moyen de voir ce qui a changé entre les exécutions, sauf en comparant manuellement les rapports.
·Le cabinet d'audit ne peut pas obtenir d'exportation de coffre de notre part; il reçoit ce que vous transmettez.
·Recommandé uniquement pour le bilan gratuit ou les vérifications ponctuelles, pas pour le travail s'étendant sur tout le mandat.

Idéal pour: Utilisateurs du bilan gratuit et vérifications ponctuelles où l'émetteur ne veut pas que nous conservions de fichiers entre les exécutions.

Vue de l'auditeur: Non adapté au travail s'étendant sur tout le mandat — l'auditeur a besoin d'un dossier versionné. Utile seulement pour la toute première question « où en sommes-nous ? ».

CONTRÔLE DE VERSION

Chaque version conservée. Chaque changement consigné.

Lorsque vous remplacez un document, la version précédente n'est pas écrasée — elle devient v(n-1). Le coffre conserve chaque version avec une provenance complète : qui a remplacé le fichier, quand, variation de taille et note de l'utilisateur. Votre cabinet d'audit récupère l'historique des versions pendant les travaux pour confirmer que le fichier testé est celui que vous avez produit.

Exemple — historique de versions d'un document

Balance de vérification finale (verrouillée)

TB_FY2025_locked_v3.xlsx· 192.7 KB· Daniel Tremblay· 21 mai 2026, 15 h 42

Régularisations T4 comptabilisées; rapprochement avec le GL.

TB_FY2025_locked_v2.xlsx· 180.2 KB· Priya Patel· 30 avr. 2026, 11 h 08

Éliminations intersociétés relancées; écritures correctives.

TB_FY2025_initial.xlsx· 174.7 KB· Daniel Tremblay· 15 avr. 2026, 09 h 30

Balance initiale après clôture de période.

JOURNAL D'ACTIVITÉ

Synthèse quotidienne ou hebdomadaire. Ou suivez le flux dans l'application.

Chaque action dans le coffre est consignée. Abonnez-vous à la synthèse par courriel quotidienne ou hebdomadaire, ou récupérez le journal d'activité à tout moment. Chaque événement enregistre l'acteur, le document, la variation de version et un résumé d'une ligne en langage clair.

Exemple — journal d'activité (événements récents)

🔁
Daniel Tremblay — Balance de vérification finale remplacée — v2 → v3 (+12,8 ko)
21 mai, 15 h 42
📥
Priya Patel — Téléversement du registre IFRS 16 (v1)
21 mai, 14 h 18
✅
Maya Chen — Approbation du projet de rapport de gestion pour examen par le comité d'audit
21 mai, 13 h 55
💬
James O'Neill — Commentaire sur le narratif CIIRF : « La vérification du transfert Q3 attend toujours l'approbation du chef TI. »
21 mai, 11 h 30
🔒
Daniel Tremblay — Prise en charge de l'extrait du grand livre pour étiquetage des écritures
21 mai, 09 h 12
📤
Auditus.ai (system) — Courriel de synthèse hebdomadaire généré (12 destinataires)
20 mai, 17 h 05
🏷️
Sasha Kim — Statut : Brouillon → En revue
20 mai, 16 h 40

Cadence de la synthèse (votre préférence)

Désactivé

Aucun courriel de synthèse. Utilisez plutôt le journal d'activité dans l'application.

Quotidien

Un courriel par jour résumant tous les changements des dernières 24 heures : nouveaux téléversements, remplacements, changements de statut, commentaires.

Hebdomadaire

Un courriel par semaine avec un résumé consolidé plus le score de préparation actuel et la liste des lacunes en suspens.

RAPPORTS QUE VOUS POUVEZ EXTRAIRE

Huit livrables, à la demande.

Récupérez une fiche de préparation actuelle, la liste des lacunes en suspens, l'index complet des documents, l'historique des versions par document, le journal d'activité, un document d'une page pour le comité d'audit, la trousse PBC prête pour l'auditeur, ou un résumé continu des changements — à tout moment. Les formats sont conçus pour le public : PDF pour les dirigeants, CSV pour le cabinet d'audit, ZIP pour le transfert PBC.

Fiche de préparation

pdf

Fiche d'évaluation ponctuelle : préparation globale, sous-scores par catégorie, nombre de documents manquants, lacunes par sévérité, impact illustratif sur les honoraires d'audit. Au logo, datée, signée.

Public: Interne — chef des finances, contrôleur, président du comité d'audit.

Cadence: Mise à jour à chaque exécution d'évaluation; archivée mensuellement.

Liste des lacunes en suspens

pdf

Chaque document requis encore manquant, plus chaque document conditionnel qui pourrait s'appliquer, avec la norme citée pour chacun. Triés par sévérité.

Public: Équipe interne de préparation — la liste de tâches.

Cadence: Hebdomadaire pendant le mandat; quotidienne dans les quatre semaines avant les travaux.

Index complet des documents

csv

Chaque document dans le coffre : ID, nom, catégorie, exigence (requis / conditionnel / recommandé), normes citées, statut actuel, version actuelle, téléverseur actuel, dernière modification.

Public: Équipe d'audit interne, cabinet d'audit au transfert, comité d'audit.

Cadence: À la demande; avant les travaux, c'est l'inventaire principal.

Historique des versions (par document)

csv

Chaque version de chaque document : docId, numéro de version, utilisateur qui a remplacé, horodatage du remplacement, variation de taille vs. précédente, variation d'empreinte. Piste d'audit complète.

Public: Cabinet d'audit — il le récupère pendant les travaux pour confirmer que le fichier testé est celui que vous avez produit.

Cadence: Récupéré au début du mandat, en cours de mandat et avant la signature du rapport.

Journal d'activité (piste d'audit)

csv

Chaque action dans le coffre, horodatée : téléversements, remplacements, changements de statut, commentaires, prises en charge, approbations, exportations. Filtrable par utilisateur, plage de dates, document.

Public: Preuve interne SOX / RNC 52-109; cabinet d'audit pour les tests de vérification des contrôles.

Cadence: Toujours disponible; exporté pour les classeurs SOX / RNC 52-109 chaque année.

Document d'une page pour le comité d'audit

pdf

Résumé exécutif pour la réunion du comité d'audit : tendance du score de préparation (4 trimestres), nombre de lacunes critiques / élevées, ce qui a été corrigé depuis la dernière réunion, ce qui reste en suspens.

Public: Président du comité d'audit, membres du conseil.

Cadence: Avant chaque réunion du comité d'audit (trimestrielle).

Trousse PBC prête pour l'auditeur

zip

Trousse de transfert pré-formatée que le cabinet d'audit récupère au début des travaux : chaque document approuvé, organisé par catégorie, avec l'index des documents, l'historique des versions et le journal d'activité inclus.

Public: Votre cabinet d'audit. La première chose qu'il récupère au début des travaux.

Cadence: Une fois au début des travaux, mise à jour si des modifications importantes surviennent en cours de mandat.

Résumé des changements (N derniers jours)

pdf

Résumé continu de chaque changement des 7 derniers jours (configurable) : nouveaux téléversements, remplacements avec variations de taille, changements de statut, commentaires. Même format que le courriel de synthèse quotidien ou hebdomadaire.

Public: Quiconque a manqué le courriel de synthèse quotidien ou hebdomadaire.

Cadence: À la demande.

Commencez par la vérification de préparation.

Lancez le bilan pré-audit gratuit pour voir l'ampleur de votre écart. À l'inscription, le sélecteur de mode du coffre est la première chose que vous configurez — choisissez Principal, Connecté ou Téléversement à chaque exécution, et le reste du flux de travail suit.

Lancer le bilan gratuit →Voir le processus de l'auditeur